Seputar Korespondensi

Kegiatan surat-menyurat dalam Bahasa Indonesia

A. Pengertian Surat
Kegiatan surat-menyurat merupakan kegiatan yang sangat vital di perusahaan karena hubungan komunikasi antarperusahaan banyak dilakukan melalui kegiatan surat-menyurat, baik melalui surat fisik maupun surat elektronik atau e-mail.
Surat adalah lembaran kertas yang memuat bahan komunikasi/informasi yang disampaikan oleh satu pihak kepada pihak yang lain, baik atas nama pribadi maupun atas nama organisasi atau kantor.

B. Fungsi Surat
Selain berfungsi sebagai alat komunikasi, surat juga berfungsi sebagai berikut.
1. Alat Bukti Tertulis
Surat dapat dijadikan sebagai buktitertulis jika terjadi perselisihan antarorganisasi/perusahaan atau antarorang-orang yang telah mengadakan hubungan surat menyurat. Contoh: surat perjanjian.

2. Alat Pengingat
Suratvdaoat dipakai untuk mengetahui hal-hal yang telah lama disepakati atau disetujui bersama. Contoh: surat pesanan dan surat undangan

3. Bukti Historis
Surat dapat dijadikan bahan riset/penelitian untuk mengetahui aktivitas organisasi/perusahaan di masa yang lalu. Contoh: bukti-bukti transaksi

4. Duta Organisasi
Surat dapat mencerminkan kondisi intern dari suatu organisasi/perusahaan. Contoh: penggunaan bahasa surat, pengetikan surat, dan kerapian dalam pembuatansurat.

5. Pedoman
Surat dapat dijadikan pedoman dalam melaksanakan suatu tugas/pekerjaan. Contoh: surat tugas, surat keputusan, dan surat kuasa.

6. Sarana Promosi
Surat dapat dijadikan sarana promosi suatu perusahaan, karena biasanya pada surat resmi tercantum pada kepala suratmengenai identitas perusahaan.
Suatu surat tidak hanya mempuanyai satu fungsi saja, tetapi bisa juga mempunyai beberapa fungsi. Sebagai contoh, akta jual beli tanah antara Bapak Andi dan Bapak Arif. Selain berfungsi sebagai alat pengingat mengenai hal-hal yang telah disepakati dalam penjualan tanah, akta jual berfungsi sebagai alat bukti tertulis jika terjadi sengketa.

C. Jenis-jenis mengenai identitas perusahaan
Jenis-jenis surat dapat dikelompokkan berdasarkan wujudnya, tujuan, sifat isi, jumlah penerima, keamanan isi, dan urgensi penyelesaiannya. Perhatikan uraian berikut.

1. Jenis-jenis Surat Berdasarkan Wujudnya
●Kartu pos
Kartu pos adalah surat yang terbuat dari kertas karton berukuran 15 X 10 cm untuk mengirimkan berita yang isinya singkat dan bersifat rahasia.
●Warkat pos
Warkat pos adalah sehelai kertas yang telah dicetak sedemikian rupa sehingga apabila dilipat akan membentuk sampul surat. Warkat pos hanya dikeluarkan oleh PT Pos Indonesia.
●Surat bersampul
Surat bersampul adalah surat yang ditulis pada kertas tersendiri, kemudian saat dikirimkan menggunakan sampul/amplop.
●Memorandum dan nota
Memorandum (memo) adalah surat yang berisi pesan singkat berupa pemberitahuan yang bersifat mengingatkan

2. Jenis-jenis Surat berdasakan Tujuannya
Berdasarkan tujuannya, surat dapat dibedakan menjadi beberapa jenis, yaitu surat permintaan penawaran, surat penawaran, surat pesanan, surat pemberitahuan, surat pengantar, surat perjanjian, dan surat keputusan.

3. Jenis-Jenis Surat Berdasarkan Sifat Isinya
●Surat niaga bisnis
●Surat pribadi
●Surat sosial bisnis
●Surat resmi
●Surat internal bisnis
●Surat dinas 

4. Jenis-Jenis Surat Berdasarkan Jumlah Penerimanya
●Surat biasa adalah surat yang dikirim kepada seseorang, seperti pejabat atau suatu organisasi.
●Surat edaran adalah surat yang dikirim kepada beberapa orang atau pejabat tertentu.
●Surat pengumuman adalah surat yang ditujukan kepada sejumlah orang/pejabat, yang nama-namanya sulit dituliskan satu per satu.

5. Jenis-Jenis Surat Berdasarkan Keamanan Isinya
● Surat sangat rahasia
Surat ini sering digunakan oleh lembaga pemerintahan. Caranya, surat dimasukkan ke dalam amplop surat, kemudian diberi tanda SRHS/SR atau 'Sangat Rahasia'.
●Surat Rahasia
Surat ini digunakan oleh perusahaan swasta dan instansi pemerintah. Caranya, surat dimasukkan ke dalam amplop surat, kemudian diberi tanda R/RHS atau confidential.
●Surat biasa
Surat biasa adalah surat yang jika isinya terbaca oleh orang lain tidaka akan menimbuklkan kerugian bagi organisasi ataupun pejabat yang bersangkutan.

D. Perlengkapan Surat
Dalam kegiatan surat-menyurat, Anda memerlukan beberapa perlengkapan, seperti kertas surat, amplop/sampul surat, dan lipatan surat. Untuk lebih jelasnya, simak penjelasan berikut.
1. Kertas Surat
●Kertas onion skin, dan concorde dengan ukuran berat 80 gram-110 gram, merupakan kertas kop surat yang digunakan perusahaan swasta untuk menimbulkan citra yang baik bagi perusahaan.
●Kertas HVS putih ukuran berat 70 gram-80 gram, merupakan kertas kop surat yang digunakan lembaga pemerintahan untuk penulisan laporan.
●Kertas doorsling, merupakankertas tipis yang biasa dipakai untuk tindasan apabila menggunakan mesin tik. Namun, kertas surat ini sekarang sudah jarang digunakan.
●Kertas stensil, dipakai untuk surat yang akan digandakan dalam jumlah banyak. Namun, saat ini kertas dan mesin stensil sudah jarang ditemukan.

2. Amplop/Sampul Surat
Ada berbagai jenis amplop/sampul surat yang digunakan dalam kegiatan surat-menyurat. Antara lain sebagai berikut.
●Commercial
●Visiting Card
●Drug
●Bifold
●Card
●Double fold
●Air mail
●Open end
●Coin
●Window
●Official
●Postage Cavour
●Pence
●Work docket
●Catalogue
●Button and string
●Eyelet and clasp
●Invoice tag
●Church
●X-Ray
●Receipt and page
●Standar #10
3. Lipatan Surat
Surat hendaknya dilipat sedemikian rupa sehingga terlihat rapi, mudah dibuka, dan langsung mengarah ke isi surat. Lipatan surat yang biasa digunakan, antara lain sebagai berikut.
●Lipatan Prancis
●Lipatan Baron
●Lipatan Baku (Standard Fold)
●Lipatan Akordion (Accordion Fold)
●Lipatan Baku Rendah (Low Standard Fold)
●Modifikasi Lipatan Akordion
●Lipatan Tunggal (Single Fold)
●Lipatan Ganda Sejajar (Parallel Double Fold)

Sumber:
Sri Endang R. | Sri Mulyani | Suyetty